課題
- 海外新拠点立ち上げに際して「駐在期間の半減」「駐在員の半減」の目標を掲げた。
- 世界のどこでも、はじめての業務でも、日本と同じ品質で業務を遂行できるようにしたい。
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成功事例
Metasonicを利用して業務改善を成功させたお客様の事例をご紹介します。ここに記載されているのは一例ですので、詳細は別途お問い合わせください。
海外新拠点の立ち上げ
自動車部品業
解決策
- 日本の業務手順とノウハウをプロセスに組み込み、現地語化。
- 新規採用した従業員へ電子業務マニュアルとして提供した。
結果
- 現地スタッフへの教育や管理において、駐在員の負担が軽減し、駐在期間を1/4に短縮した。
- 業務未経験者でも、日本と同じ手順で抜け漏れなく業務を遂行できるようになった。
- 新規拠点の業務状況を日本からリアルタイムで把握できるようになった。
季節のメニューのリリース
飲食業
課題
- 季節のメニューをリリースするためには、食材調達、コスト計算、レシピ開発、広報...など、さまざまな部門がかかわるが、業務全体が属人化していた。
- 情報不足や判断基準のばらつきが無駄なコミュニケーションを生み、処理に時間がかかっていた。
解決策
- 誰もが同じ認識をもって判断できる情報をプロセスに組み込んだ。
- スマートフォンからアクセスできるようにし、出張先からも承認できるようにした。
- 経営層も進捗状況を把握できるようにした。
結果
- 2ヶ月かかっていた承認期間を1週間に短縮した。
- 各自の役割が明確になった。
- 承認進捗状況をストレスなく確認できるようになった。
見積回答業務
専門サービス業
申請が紙媒体のため、業務効率の限界を迎えていました。
課題
- 複数部門での並行承認処理ができない。
- 業務ステータスの把握が困難。
- 承認証跡が電子管理されていない。
- 情報の不足やばらつきを補填するための作業が発生。
- メールでの依頼において、宛先漏れにより規定の決裁ルートから外れてしまうことがあった。
- メールの山に埋もれ、遅延や決裁者の間引きが発生していた。
解決策
- 案件内容により承認回付部門・職位が決まる動的な業務の流れをプロセスに組み込んだ。
- 利用者の利便性を考慮し、Metasonicの画面に既存システムを呼び出した。
結果
- 関係者が多く数ヶ月にわたるプロジェクトでも、権限や責任が明確になり、進捗状況が管理できるようになった。
- 承認処理完了時間を1/3に短縮した。
- 証跡が電子化されたことにより、後日の検索や調査にかかる時間を短縮できた。
コールセンター業務
通信業
課題
- 複数社にコールセンター業務を委託しており、各社からの案件相談の手段が異なるため、効率が悪く、維持費がかかっていた。
- 複数社間での情報共有において、未契約者の問い合わせ履歴など検索しづらく（何時・誰が・何を提示しか）、問合せ対応に時間がかかっていた。
解決策
- 委託先ごとの問い合わせシステムおよびオンラインストレージを排除。
- Metasonicにあわせてポータルサイトを設け、情報共有（資料各種、要注意顧客情報、エスカレーション事例など）、レポート出力（日報、集計など）、検索などを実現した。
- インフラ運用をアウトエスカレーションソーシングすることで、SLAおよび可用性の向上に取り組んだ。
結果
- 処理漏れ件数の低減、返答率の向上、対応時間の短縮、クレーム数低減など、サービスレベルが向上し、システム運用費の削減と、コールセンター要員の教育時間の短縮ができた。
- 加えて、プロセスリリース後の法令対応等における業務変更に対して、素早いシステム変更が可能になった。